學校物資采購管理辦法

第一章    原 則

第一條. 為進一步規范學校的采購行為，加強學校的物資采購管理，根據美佛兒國際學校的實際情況特制訂本物資采購管理辦法。

第二條. 本物資采購管理辦法針對的是美佛兒國際學校下列采購業務：

1. 學校食堂采購

指學校食堂所需要的主副食品采購。

2. 學校行政、教學、后勤采購

指學校各部門所需要的行政辦公用品采購、學校各教學單位所需要的教學用品采購，以及學校宿舍等后勤部門所需要的物品采購。

第三條. 整個物資采購過程分為采購申請審批、采購過程管理、倉庫管理、采購資金管理等四個主要環節。

第二章    采購申請審批

第四條. 各部門所需要采購的物資，必須填寫“物資采購申請單”，報送總務處辦理申請手續。學校食堂所需要的主副食品采購，應在每周四提出下周的食譜及每日采購計劃，經食堂主管填寫“申購單”并簽字后報送總務處。其他各部門需要的物資，也必須填寫“申購單”，經部門主管簽字后，報送總務處審批。“申購單”一般采用一式兩聯的方式，詳細注明：申購部門、申購物資名稱、規格、數量、要求到貨日期及用途等內容，一起交總務處審批。

第五條. 總務處收到各部門的申購需求，審核同意后，編制采購計劃及費用預算，一并報送財務部審核。對于食堂采購需求，總務處應該征求營養專家、學校采購人員對食堂周譜的意見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購計劃；如無修改，總務處審核后在食堂“申購單”上簽字同意并編制采購預算，報送財務部。對于其他部門的采購需求，總務處應核對學校物資庫存情況，對部門“申購單”簽署意見并編制采購計劃及部門采購預算后，一并報送財務部審核。

第六條. 財務部接到總務處轉送的部門“申購單”后，審核部門的費用支出是否超出部門費用預算，簽署意見后報送行政副校長。如果沒有超出部門費用預算，則由行政副校長審批同意后執行；如果超出部門費用預算，則行政副校長審批后，還需要由校長最終審批同意后執行。

第七條. 審批通過的部門“申購單”一份由申購部門留存，作為以后領取物資的依據；另一份由總務處留存，并由總務處據之填寫“采購訂貨單”授權采購人員辦理購物手續。“采購訂貨單”一式三聯，其中一份由采購人員保管，作為采購依據；一份由采購員在物資采購入庫時轉交倉管員，作為驗收貨物的依據；一份由總務處歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。

第八條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應采用書面授權方式，授權指定人員審核或審批。如果遇到緊急情況，也可傳真、電話或手機短消息授權，之后補辦書面文件。

第三章  采購過程管理

第九條. 總務處要廣泛收集所采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化情況，建立主要采購物資的基準價格體系，據之編制采購預算及規范采購價格決定。

第十條. 學校采購物資，采購員在與供貨商談判價格時，必須兩個采購員一起參加談判定價。

第十一條. 對單項或批量采購預算達到10萬元以上的物資采購，具備招標條件的，一律實行招標采購。具體實施方法見《美佛兒國際學校物資采購招標實施辦法》。

第十二條. 對于單項或批量采購金額在3000元以下（含）的物資采購，采購員具有采購價格的最終決定權；但是如果采購物資單位價格上漲超過基準價格10%時，采購員沒有價格最終決定權，必須將產品標準、規格、價格等相關信息報送總務處，總務處了解相關詳細情況后簽署審核意見，然后轉送財務部進行部門費用預算審核，最后由行政副校長審批決定。

第十三條. 對于單項或批量采購金額在3000元以上，10萬元（含）以下的物資采購，采購員應該首先進行詢價過程。根據詢價結果，采購員將產品標準、規格、價格等有關信息報送總務處，總務處了解詳細情況后簽署審核意見，然后轉送財務部審核費用預算，最后根據采購金額報送由行政副校長或校長審批決定。當采購金額在3000元以上，10000元（含）以下時，采購最終決定權在行政副校長；采購金額在10000元以上，10萬元以下（含）時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。

第十四條. 采購價格決定過程中，總務處主任、行政副校長、校長根據需要可以參與價格談判和采購合同的簽訂。

第十五條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應采用書面授權方式，授權指定人員審核或審批。如果遇到緊急情況，也可傳真或電話授權，之后補辦書面文件。

第十六條. 監察審計室負責對采購流程的監控，應該定期及不定期檢查采購單據，審查采購流程及采購價格決定是否執行和遵守采購制度。同時，監察審計室也負責定期及不定期對采購價格進行調查和對外詢價，為領導決定采購價格和簽訂采購合同提供決策支持。 

第十七條. 學校采購的一切物資，在尾款支付前，總務處必須向供貨商索要發票。

第四章   倉庫管理

第十八條. 倉庫的物資驗收入庫：

采購員購回的各種物資都應及時送交倉庫驗收。倉管員應對照“采購訂貨單”、發票、購貨清單等單據，對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗，在保證貨、單相符的基礎上填寫“入庫單”。“入庫單”是證明物資已經驗收入庫的會計憑證。“入庫單”一式四聯，由倉管員填制并簽字后，一張倉管員留存，登記倉庫臺帳；一張由倉管員在2日內交總務處進行業務核算，總務處在收到入庫單后應及時通知申購單位領取物資；一張由采購員作為報銷依據，連同發票、供貨商貨物清單等資料一起送交財務部門登記入帳；一張交監察審計室存檔、審核。

學校分設食堂倉庫管理員和行政后勤物資倉庫管理員，分別對食堂采購物資和行政后勤采購物資進行入庫管理。

第十九條. 物資在庫期間的管理：

保管員要對庫存物資進行科學管理，切實做到擺放科學，數量準確，質量不變等。物資管理必須有完整的帳、卡檔案,倉管員需要對物資進行分類登記，首先對采購的物資進行大類區分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁數進行登記，另外倉管員必須每周登記庫存物資報表，報送總務處。對易腐化變質的物品，應及時通知申購單位領取。

第二十條. 物資領取出庫：

物資領用部門領取物資時，需要填寫“領料單”，經部門主管簽字后報送總務處，總務處首先核對領用部門原審批后的“申購單”及“領料單”，簽字同意后，領料人持審批后“領料單”向倉管員申領物資。食堂主副食品物資領用不需要總務處審核，食堂主管在“領料單”上簽字同意后就可進行物資申領。

倉管員核對“領料單”審批手續是否完備后，登記物資出庫和發放手續。倉管員填寫“出庫單”，經領料人簽字后領取物資。“出庫單”一式三聯，一張由倉管員連同“領料單”留存歸檔，并登記庫存臺帳；一張交總務處進行登記存檔；一張交財務部門登記入帳。

第二十一條. 庫存物資清查盤點：

1. 及時準確掌握物資實際變動情況，對物資庫存情況做到心中有數，及時處理積壓。保管人員要及時檢查庫存物資的帳、卡、物是否相符。

2. 學校監察審計室應每月、季定期對庫存物資進行輪番抽查。每半年由監察審計室、總務處、財務室共同組成清倉盤點小組，對倉庫物資進行全面清點，在清點中如發現盤盈盤虧，必須分析原因，說明情況。如發現嚴重短缺和損壞，應查明原因，追究責任。對超儲、呆滯物資及時處理解決。

第五章    采購資金管理

第二十二條. 學校除零星物資采購可以由采購員現金采購外，大額采購業務及周期性采購業務應盡可能簽訂采購合同，并選擇定點供貨方，由財務部現金付款或轉賬付款。

第二十三條. 對于零星物資現金采購，實行采購員備付金制度。采購員填寫“領款單”，總務處審核后轉交行政副校長審批。行政副校長審批同意后，采購員持“領款單”向財務領取3000元的備付金，同時采購員需要繳納同等金額的保證金，由財務出具收款憑證交采購員保存。備付金實行實報實銷制度。

第二十四條. 對于大量購買業務和周期性采購業務，應盡可能在比質、比價、比信譽、比售后服務的基礎上實行定點采購，同類產品應定點兩個供貨單位。供貨單位一經確定，使用部門、總務處要及時掌握其質量、價格、信譽的變化情況，以便及時調整。定點采購應簽訂采購合同，盡量由財務部直接轉賬付款。

第二十五條. 對于采購金額超過采購員備付金金額，同時也不能通過財務部轉賬方式付款的采購業務，應盡量采用貨到付款方式，即供貨方根據采購協議將貨物發送到學校，然后供貨方根據協議規定憑發票直接從財務部領取貨款。

第二十六條. 對于采購金額在3000元以上，10萬元（含）以下的采購業務，當采購合同或采購協議經學校領導審批同意后，采購員填寫“申請付款單”，經過總務處審核，報送行政副校長或校長審批同意。當采購金額在3000元以上，1萬元（含）以下時，行政副校長最終審批決定；當采購金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。采購員在每周三、六兩日前將審批后“申請付款單”報送財務部審核匯總付款需求。在每周三、六兩日，財務部出納領取相應現金陪同采購員外出付款采購。在每周三、六兩日的其他時間，財務部僅進行采購付款需求匯總，而不提取現金外出付款。

第二十七條. 采購金額在10萬元以上的采購業務，遵循《美佛兒國際學校物資采購招標實施辦法》規定，由財務部根據采購合同付款。

第二十八條. 采購員現金采購的報銷必須遵循一定的審批流程。采購員首先填制“付款憑證”，附上入庫單、發票，報送總務處審核后轉送財務部，財務部簽署審核意見后報送行政副校長審批，最后采購人員持審批后報銷憑證向財務部報銷。

第二十九條. 對于財務部銀行轉賬及現金付款的采購業務，在收到供貨方發票及入庫單后，財務部填制“付款憑證”附上發票、銀行付款憑證、采購合同或協議、入庫單等單據，報送采購員、總務處、行政副校長或校長等簽字審批，然后據之進行帳務處理。當付款金額在1萬元（含）以下時，行政副校長最終審批決定；當付款金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。

第六章    附則

第三十條. 本物資采購管理辦法由財務部負責解釋。

第三十一條. 本物資采購管理辦法自制定之日起實施。